Google Docs - Crea y comparte documentos tipo Office en linea gratis
Muchos de nosotros hemos oído hablar de las fantásticas
herramientas de colaboración con las que cuenta GOOGLE. Hoy hablaremos acerca
de GOOGLE DOCS. Pero antes de continuar aclaremos que es Google Docs:
"Google Docs es un sencillo pero potente
procesador de texto y hoja de cálculo, todo en línea, que nos permite crear
nuevos documentos, editar los que ya teníamos o compartirlos en la red con
otros usuarios.
Nuestros
documentos se almacenan en línea, permitiéndonos acceder a ellos desde
cualquier ordenador con conexión a internet, y compartirlos con quienes
nosotros queramos, permitiendo incluso su edición.
Google
Docs soporta gran cantidad de formatos. Con el procesador de texto podremos
editar nuestros documentos de Word, OpenOffice, PDF, documentos de texto... y
guardarlos con el mismo formato u otros distintos.
Google
Docs es una herramienta totalmente gratuita.
Para
poder utilizar Google Docs debemos tener una cuenta Google (cuenta de correo
GMail)." Fuente: Wikipedia
Luego de esto, ahora si
entremos en materia en como se utiliza Google Docs:
1. Antes que nada debemos
contar con una cuenta de correo electrónico de Gmail. Esto lo podemos hacer
ingresando a google y buscando la palabra "gmail". Luego de
recibir el resultado del buscador damos clic en el primer link que nos aparece
"Gmail: correo electrónico de Google" esto nos
llevará a la siguiente pantalla:
En esta pantalla damos clic en el botón "CREAR
CUENTA" y seguimos los pasos que a continuación nos describe el
asistente de Gmail.
Luego de tener creada nuestra cuenta de correo electrónico
de Gmail vamos a buscar de nuevo en Google la frase "Google Docs".
En el resultado que nos aparece ingresamos a la opción que dice "Google Docs - Online documents, spreadsheets, presentations
..."
Esto nos conduce a una página web donde debemos iniciar sesión:
Esta es la pantalla principal de Google Docs.
Donde podremos crear, subir, compartir y administrar todos nuestros
documentos.
En el menú lateral podemos ver las opciones
anteriormente mencionadas. En la lista del centro de la pantalla nos aparecen
los documentos que tenemos ya creados. Es allí donde se conservarán los nuevos
documentos y carpetas que vamos creando con el paso del tiempo.
Comencemos aprendiendo como crear un nuevo
documento. Para crear un nuevo documento damos clic en el botón
"CREATE".
Esto nos presenta los diferentes tipos de
documentos:
·
Document: Documento de texto
tipo WORD.
· Presentation: Documento para la elaboración
de presentaciones tipo POWERPOINT.
·
SpreadSheet: Documento de hoja
de calculo tipo EXCEL
·
Form: Documento tipo Formulario. Muy
útil para la elaboración de encuestas.
·
Drawing: Documento de
diagrama.
·
Table: Documento tipo
Tabla.
Vamos a comenzar creando un archivo tipo Document.
Damos clic sobre la opción "Document".
Automáticamente nos aparece un nuevo documento donde
podemos encontrar muchas de las opciones ya populares gracias a las
herramientas office de Microsoft. Dentro de las opciones permitidas, podremos
realizar cambio de fuente, centrar el texto, justificarlo, utilizar sangría,
etc. para la elaboración de un texto documento profesional.
Luego de terminado nuestro documento podremos
guardarlo para nuestro uso personal o compartirlo con otras personas.
Para guardar el documento:Los documentos en google docs se guardan automaticamente cada segundo,
Para regresar a las carpetas basta con dar clic en la flecha negra del lado superior del documento.
Para compartir un Documento:
Existen múltiples formas de compartir un documento
en Google Docs. Podemos hacerlo a través de correo electrónico, e
incluso por medio de las redes sociales (Twitter, Facebook, etc.)
Al seleccionar la opcion de compartir se despliega la siguiente pantalla:
En esta pantalla podemos ver las opciones permitidas para compartir nuestro documento, al igual que nos permite determinar los
permisos que los demás usuarios tendrán sobre dicho documento.
Dentro de las opciones permitidas se encuentra:
Public
on the web: Significa que cualquier persona puede buscar y acceder el documento sin
necesidad de registro o clave de acceso.
Anyone
with the link: Significa que cualquier persona que conozca el link
de acceso puede consultar el documento sin necesidad de registro o clave de
acceso.
Private: Significa
que solo un grupo de personas que sean designadas puede consultar el documento.
Para compartir por correo electrónico basta con
seleccionar la opción "Add people".
Allí ingresamos el nombre de nuestro contacto de
gmail, digitando una cuenta de correo electrónico o seleccionar un grupo de
personas previamente creado.
Adicionalmente, podemos establecer los permisos
sobre el documento que tendrán los otros usuarios. Estos pueden ser: editar,
comentar o ver el documento.
Finalizamos dando clic sobre el botón Share &
save.
Automáticamente se genera un correo electrónico dirigido a él usuario que
seleccionamos previamente con el siguiente cuerpo en el mensaje:
Solo basta con dar clic sobre la opción "click
to open" para poder ver el documento en línea.
¿Porque utilizar Google Docs?
Google Docs es fundamentalmente una herramienta colaborativa,
nacida en la web 2.0 Además de posibilitar contar con una copia segura online
de nuestros trabajos o acceder a ellos desde cualquier equipo, lo más
importante es que nos permite trabajar colaborativamente al poder compartir
nuestros archivos con los usuarios que queramos. Usando la función Compartir, elegimos a las personas
escribiendo su dirección de correo electrónico en las invitaciones
correspondientes. Cuando estos usuarios reciben la invitación, acceden al
documento compartido y pueden verlo o editarlo según las opciones elegidas al
momento de compartir. Lo bueno es que varios usuarios pueden ver los documentos
y hacer cambios en tiempo real, al mismo tiempo. Entre otras cosas, podemos
crear o insertar gráficos o imágenes y luego publicar nuestra producción en una
web o blog.
¿Todavía no te queda claro?. Mira este video:
Comentarios
Publicar un comentario